‘Zorgvuldig omgaan met gegevens blijft het belangrijkste’

De Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) bevat van oudsher niet alleen persoonsgegevens, maar ook adresgegevens. Vanaf 1 juli halen de GBA’s adresgegevens uit de landelijke Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Ook de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werkt met de GBA’s nieuwe stijl. Wat zijn de ervaringen? Regina Riemersma van DUO vertelt.

En pleit hartstochtelijk voor een standaard ‘dienstverleningscenario’ bij de invoering van ketenbrede ICT. ‘Met 1% uitval bij de implementatie heet een technisch programma succesvol. Maar elk individuele misser is er één te veel.’

Grote bank

DUO ontstond in 2010, na een fusie tussen de IB-Groep en CFI. DUO financiert studenten, scholieren en onderwijsinstellingen, en informeert hen ook. Daarnaast ondersteunt DUO gemeenten bij de inburgering. ‘DUO kun je zien als een grote bank’, zegt Hoofd Dienstverlening en Uitvoering Regina Riemersma. ‘Met ons budget van 32 miljard per jaar verstrekken we studiefinanciering en schoolgeld, en ook scholen, hbo-instellingen en universiteiten krijgen hun geld via ons. Verder innen we lesgeld en studieschulden. Dat betekent dat wij heel veel gegevens uitvragen, beheren en uitwisselen. We zijn één van de grootste clubs die met basisregistraties werken.’

Databank

Behalve bank is DUO ook ‘databank’. Riemersma: ‘We beheren allerlei basisregistraties voor primair, voortgezet, hoger en universitair onderwijs. Beschikken over gegevens over leerlingaantallen, prestaties, verzuim, noem maar op. Op verzoek van ministeries leggen wij ook koppelingen tussen gegevens. Maakt OCW bijvoorbeeld beleid op verzuim, dan verzamelen wij beleidsinformatie over kind en verzuim. Zo kwam ook het Verzuimloket – een NUP-bouwsteen – tot stand. En toen SZW bepaalde dat gastouders een verklaring nodig hadden, kwam de centrale regie en het beheer van het Landelijk Register Kinderopvang bij ons te liggen.’

BAG weinig invloed

DUO maakt ook gebruik van externe registraties, zoals de GBA. ‘Vooral voor de controle op adresgegevens: is een student of scholier uit- of thuiswonend? En klopt zijn adres nog? De nieuwe koppeling met de BAG moet adresgegevens betrouwbaarder maken, zodat het betere processen oplevert. Maar de GBA op zich heeft weinig te maken met studiefinanciering of de financiering van onderwijsinstellingen. Ons huidige primaire proces is bij wijze van spreken het afdraaien van een ‘betaaltape’, zodat we stipt op tijd uitbetalen. Maar met de BAG-gegevens wordt de GBA wel betrouwbaarder. En dat is een belangrijke bouwsteen voor ons klantproces. Natuurlijk draaien we daarom gewoon mee in zo’n programma. Want de GBA wordt er beter en mooier van. En dat is voor veel andere gebruikers ook heel belangrijk.’

Straks meer mogelijk met BAG?

Voor de toekomst ziet Riemersma wél meer mogelijkheden met de BAG-gegevens: ‘Een vals of niet-bestaand adres wordt eerder bekend. Van elk object zijn in de BAG namelijk het ‘bestaan’, de afstanden en omvang vastgelegd. We kunnen dan effectiever en gerichter controleren. Hoeven minder mensen lastig te vallen. En met betere adresgegeven kun je beter nagaan hoe ver een student van zijn instelling woont. Dus of een uitwonende beurs terecht is aangevraagd.’

Zorgvuldig omgaan

‘Op een goede manier omgaan met gegevens. De juiste koppelingen leggen tussen verschillende registers van de departementen, met alle respect voor privacy. Dat zie ik als een uitdaging voor de toekomst. Van heel veel jonge mensen hebben wij al vroeg allerlei gegevens, bijvoorbeeld over opleiding, uitval, financiën, opleiding ouders… Daar moet je zorgvuldig mee omgaan. Zodat we tegen jongeren kunnen zeggen: wees zelf ook zorgvuldig. Geef gegevens op tijd en correct aan ons door. Daarin kan een organisatie als DUO een opvoedende rol spelen. Andere overheidsorganisaties hebben daar later voordeel van.’

Noodscenario

Zorgvuldig omgaan met gegevens. Dat betekent ook dat DUO tijdens de BAG/GBA-koppelingen werkt met een ‘noodscenario’. Riemersma licht toe: ‘Stel dat een student ineens in de Professor Lorentzstraat (BAG) woont, en niet langer in de Prof. Lorentzstraat (GBA). Standaard treedt dan ons ’verhuisproces’ in werking: ander adres? Controleer het en pas zo nodig de financiering aan. Op dat proces zit een extra check, zodat financieringen niet onnodig stop worden gezet.‘

Vangnet

Zo’n vangnet, aanvullende dienstverlening om technische fouten op te vangen, dat zou standaard een plek moeten krijgen in elk ketenoverstijgend ICT-programma, benadrukt Riemersma: ‘In de Programmaraad Basisregisters hebben de uitvoerders daar ook voor gepleit. Want 1% uitval is voor een technisch programma een succesverhaal. Maar in praktijk zijn de effecten enorm groot. Dat kan niet, zeker niet als je het hebt over betere dienstverlening.