Samenwerking en afstemming cruciaal bij BAG-GBA-koppeling

Op 1 juli van dit jaar is voor de Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens (GBA) het verplicht gebruik van adresgegevens uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) ingegaan. Die stap houdt in dat gemeenten tot 1 november 2011 de tijd hebben om de gemeentelijke BAG aan de gemeentelijke GBA te koppelen. Een van de eerste gemeenten die de koppeling tot stand bracht, was het Limburgse Bergen.

Gelegen tussen Duitsland en de Maas, ligt de langgerekte gemeente Bergen (ruim 13.000 inwoners). De gemeente bevat een aantal woonkernen, waaronder de dorpen Siebengewald, Wellerlooi en het buurtschap Knikkerdorp. Net als alle andere Nederlandse gemeenten, heeft ook Bergen te maken met zaken die vanuit 'Den Haag' komen aangewaaid. Zoals i-NUP, de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid, en de invoering van BAG en GBA. En net als alle andere Nederlandse gemeenten kreeg ook Bergen de verplichting opgelegd om voor 1 november (was in eerste instantie per 1 juli 2011) van dit jaar de koppeling tussen BAG en GBA te realiseren. Die eis vormde geen probleem voor de Limburgse gemeente, want al in maart van dit jaar kon er worden gewerkt aan de hand van een geslaagde koppeling. Daarmee was Bergen, na de Brabantse gemeente Etten-Leur, de tweede Nederlandse gemeente die de koppeling tussen BAG en GBA tot stand wist te brengen. "Echt veel problemen heeft de totstandbrenging van de koppeling niet opgeleverd", zo laat Germa Vloet weten. Sinds veertien jaar is zij in dienst bij de afdeling Burgerzaken van de gemeente Bergen, en de laatste maanden heeft zij zich vanuit GBA-kant bemoeid met het koppelingsproces.

DataDistributieSysteem

Dat de koppeling tussen BAG en GBA niet echt op grote problemen stuitte bij de gemeente Bergen, is niet geheel vreemd. Al sinds een flink aantal jaren wordt er gewerkt aan uniformiteit wat betreft invoer van gegevens. Daarbij speelt het DataDistributieSysteem (DDS) van leverancier Centric een voorname rol. "We hebben al relatief lang pakketten in gebruik van deze leverancier, en in april 2004 hebben we DDS in gebruik genomen. Het werken met DDS betekent dat er vanuit verschillende kanten gegevens worden ingevoerd, waaronder adres- en persoonsgegevens. Om te zorgen dat al die gegevens matchten, was destijds veel overleg en afstemming nodig. Bijvoorbeeld over spelling van straatnamen, ontdubbeling van adressen of over schrijfwijze van afkortingen. Vanaf die tijd is ook afgesproken dat Burgerzaken verantwoordelijk is voor alle persoonsgegevens richting DDS en de Woz-afdeling binnen de gemeente voor de adresgegevens. Het betekent dat destijds al veel werk is verzet en goede slagen zijn gemaakt. Bij de koppeling tussen BAG en GBA hebben we daar absoluut voordeel van gehad. Door DDS hadden wij eigenlijk al een vorm van koppeling, alleen de adresgegevens werden nog niet geautomatiseerd naar de GBA doorgegeven. Die stap is begin dit jaar gemaakt."

Uniformiteit

De BAG-GBA-koppeling in de gemeente Bergen kwam een paar maanden eerder tot stand dan gepland. "Vooraf hadden we die totstandkoming gepland zo rond eind april 2011, maar dat gebeurde al in februari. Bij tests vanuit de BAG-kant richting DDS merkten we dat niet meer alle gegevens werden meegenomen. De enige oplossing werd gevonden in het vervroegd aansluiten op de koppeling tussen BAG en GBA", aldus Germa Vloet, die het een goede zaak vindt dat er binnen de overheid gestreefd wordt naar uniformiteit van gegevens. "In het verleden was het zo dat afdelingen binnen gemeenten vaak een eigen administratie bijhielden, waarbij iedere afdeling een eigen spelling en schrijfwijze hanteerde. Daardoor kon het voorkomen dat gegevens van één persoon of één adres driemaal opgeslagen waren binnen een gemeente, maar dan iedere keer weer net even iets anders. Het is ook niet voor niets dat wij in 2004 de aanschaf hebben gedaan van DDS. Aan de andere kant is het wel zo dat relatief gemakkelijk iets wordt ingevoerd, zoals deze koppeling, maar dat vanuit 'Den Haag' niet altijd even goed wordt stilgestaan bij de consequenties voor betrokken partijen. Zo was ons bijvoorbeeld niet duidelijk wat er moest gebeuren bij een woningsplitsing. En er waren nog geen instructies voor de aanpassing van de GBA bij inwoners die rondom de BAG-conversie verhuizen. Dat leverde wel eens vraagtekens op."

Etten-Leur

De eerste Nederlandse gemeente die de koppeling BAG en GBA realiseerde, was Etten-Leur. "Of wij nog iets mee hebben gekregen van hun ervaringen?", zo vraagt Germa Vloet zich hardop af. "We hebben een informatiefolder ontvangen, gemaakt door BPR in samenwerking met het project BAG van het ministerie van Infrastructuur en Milieu, waarin tal van zaken stonden met betrekking tot de koppeling die Etten-Leur heeft gerealiseerd. In die folder stond onder meer hoe de koppeling er uit komt te zien, wat je als gebruiker op je scherm krijgt te zien en waar je als gemeente specifiek op moet letten. Dus ja, daar hebben we zeker baat bij gehad. Op eenzelfde manier hoop ik dat andere gemeenten ook weer van onze case leren en profiteren. Eerder dit jaar heb ik een presentatie gegeven op het congres van de NVVB (Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken) en daarop kregen we reacties van enkele gemeenten. Die waren met name benieuwd over hoe bij ons de afstemming verloopt tussen de BAG-tak en de GBA-tak en hoe de BAG-gegevens terug te zien zijn in de GBA. Die afstemming gaat best goed, alhoewel ik eigenlijk alleen maar kan praten vanuit de GBA-hoek. Natuurlijk zijn er af en toe wel wat aanloopfouten en moet het hele proces nog inslijten, maar over het algemeen gesproken is er geen reden tot klagen."

Winst

Vanaf 16 maart is in de gemeente Bergen de koppeling tussen BAG en GBA officieel in productie. Voor de burger betekent die stap onder meer dat hij of zij steeds minder vaak gegevens hoeft aan te leveren. "De grote winst van de basisregistraties, waartoe ook BAG en GBA behoren, is dat een bepaald gegeven straks eenmaal door de overheid wordt verzameld en geregistreerd en vervolgens (waar toegestaan) door andere overheidsorganisaties wordt gebruikt. Bijvoorbeeld door een Belastingdienst, Kadaster of UWV. Die uniformiteit van gegevens zie je ook steeds meer terug op onze website. Daarop is recent een toepassing geplaatst waarbinnen je via een uitklapscherm de benodigde straatnaam kunt selecteren. Je krijgt de straatnamen meteen aangeboden zoals ze binnen de gemeente Bergen moeten worden geschreven. Het zijn kleinigheidjes, maar het geeft wel aan dat er achter de schermen dingen veranderen. Met name dankzij de afstemming die er plaatsvindt tussen de BAG- en GBA-tak."

Samenwerking en afstemming waren voor Germa Vloet cruciaal bij de totstandhouding en uitvoering van de BAG-GBA-koppeling. "Dat is ook een van de belangrijkste lessen van de afgelopen jaren. Je bent van elkaar afhankelijk en dus ben je wel verplicht om regelmatig met elkaar om tafel te zitten. Een van de prettige bijkomsten van dat proces is dat afdelingen binnen de gemeente elkaar nu veel beter weten te vinden. Je krijgt ook beter inzicht in wat er op andere afdelingen gebeurt. Nog afgezien van al die andere punten, is dat alleen al pure winst..."