‘Stel gemeenschappelijk einddoel als belangrijkste prioriteit’

Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel is één van de twee zogenoemde basisregistratie koplopers bij de aansluiting op de generieke voorziening Digilevering. Peter Jong, directeur van het Bureau Handelsregister, vertelt over zijn eerste koploperservaringen.

‘Ik zie Digilevering als een centrale, digitale rotonde, waarop de beheerders van de basisregistraties hun gegevens leveren’, legt Peter Jong uit. ‘Het Handelsregister van de Kamer van Koophandel is een van de basisregistraties, waarin de gegevens van ondernemingen en organisaties zijn opgenomen. Binnenkort zijn Nederlandse overheden verplicht om die gegevens in hun processen te gebruiken. Hierdoor hoeft de ondernemer nog maar op één plaats zijn gegevens achter te laten en bij te houden.

Informatie op maat

‘Wij zorgen ervoor dat onze gegevens op die digitale rotonde worden gezet’, vervolgt Jong. ‘Afhankelijk van de behoefte van de overheden, zou in de toekomst bij elke “afslag” een volledige menukaart kunnen worden aangeboden. Per afslag zou dan informatie op maat kunnen worden geleverd. Aan de andere kant moeten afnemers, bijvoorbeeld de Belastingdienst en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), het nodige doen om op de rotonde te kunnen worden aangesloten. Ten slotte moet de rotonde zelf natuurlijk een voorziening zijn die aansluit op de behoeften van de diverse partijen, zowel van de aanbieders van basisgegevens als van de afnemers. Dat vraagt ontzettend veel afstemming, ook omdat we zo’n project niet eerder in Nederland hebben gehad.’

Digitalisering en standaardisering

Tot nu toe leveren beheerders van basisadministraties informatie op verschillende manieren aan afnemers, deels op papier. Jong: ‘In de nieuwe fase gebeurt gegevenslevering vrijwel geheel digitaal. We noemen dat de applicatie-applicatie-koppeling. Zo’n levering moet vergaand worden gestandaardiseerd. Digitalisering en standaardisering leiden tot meer efficiency: we hoeven nog maar eenmalig in plaats van met 1600 afzonderlijke overheden zaken te doen. Uniformiteit van informatie met gebruikmaking van Digikoppeling is ook noodzakelijk voor het op termijn koppelen van de diverse basisadministraties.’

Koplopers

Aan de kant van de basisadministraties zijn er twee koplopers: het Handelsregister en de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). ‘Deze twee basisadministraties doorlopen als eerste de verschillende fasen om uit te groeien tot volwaardige registraties. Onderdelen zijn bijvoorbeeld het opstellen van specifieke wet- en regelgeving en het organiseren van je eigen processen. Ook aan de techniek moet het nodige gebeuren’, aldus Jong. ‘Wij zijn nu beland in de fase dat overheden via Digilevering kunnen aansluiten op het Handelsregister. Het is de bedoeling dat de grote overheidspartijen in 2011 zijn aangesloten. In 2014 geldt dat voor alle overheden.’

Aan de afnemerskant nemen de gemeenten Breda en Apeldoorn, het CBS en de Belastingdienst de Digilevering-koploperspositie in.

Voordeel

De voorbereiding van het Handelsregister als basisregistratie leverde de Kamer van Koophandel een belangrijk voordeel op: ‘Tot 2008 had het Handelsregister niet alle ondernemingen en instellingen opgenomen. Circa 300.000 entiteiten - zo’n vijftien procent van het totale aantal entiteiten - die in Nederland economisch actief zijn, bleken niet te zijn ingeschreven. We hadden dus met een gat te maken. Die vijftien procent hebben we vrijwel volledig het Handelsregister kunnen binnentrekken, onder meer in samenspraak met de Belastingdienst en het Kadaster, die over veel ontbrekende gegevens beschikten. Een forse inhaalslag waarop ik met voldoening terugkijk’, zegt Jong.

Horizontale dwarsverbanden

Maar er zijn ook zaken die beter kunnen. Jong legt uit: ‘Het is een algemeen bekend feit dat organisaties die met elkaar samenwerken om een bepaald doel te bereiken, worden gehinderd door de specifieke doelstellingen van de afzonderlijke organisaties. Je bent afhankelijk van de goede wil en de ambitie om er gezamenlijk uit te komen. En je moet je als organisatie ondergeschikt maken aan een hoger gelegen einddoel. Het heeft alles te maken met de verticale organisatie van de Nederlandse publieke dienstverlening. We beschikken nu eenmaal niet over een centrale organisatie van waaruit alles wordt bestuurd. We moeten dus, ook bij Digilevering, werken aan horizontale dwarsverbanden.’

Jong besluit: ‘Mijn belangrijkste advies aan andere basisadministraties en aan overheden is dan ook: kom tot betere samenwerking door je te verheffen. Probeer het gemeenschappelijke einddoel als belangrijkste prioriteit te stellen. En kijk ook eens vanuit de zienswijze van iemand anders naar alle ingewikkelde vraagstukken die zich bij dit project voordoen.’

Digilevering is een product dat in ontwikkeling is bij ICTU-programma RENOIR.