Waar het bij de ontwikkeling van diensten om gaat

De Groene Kennis Coöperatie is hét samenwerkingsverband van alle Groene onderwijsinstellingen in Nederland.  Het tienjarig bestaan van Groen Kennisnet(GKN), onderdeel van de Groene Kennis Coöperatie heeft een grote hoeveelheid kennisbronnen en toepassingen opgeleverd voor datzelfde groene onderwijs.

Circa een jaar geleden is bij GKN een traject gestart om meer grip te krijgen op de ontwikkeling en beheer van de verzameling diensten die GKN aanbiedt. Hiermee werd de basis gelegd voor de opzet van gedegen informatiemanagement en een heldere business en informatiearchitectuur. Bij het uitwerken van de architectuurprincipes diende de jongste versie van NORA 3.0, de Nederlandse Overheid Referentie Architectuur, als fundament. In het architectuurdocument dat uiteindelijk is gemaakt valt te lezen welke NORA 3.0-principes als uitgangspunt dienden voor de ontwikkeling van de architectuurprincipes van GKN.

GKN en NORA 3.0

Bas Jonkers is als strategisch adviseur verbonden aan Stichting Kennisnet, het expertisecentrum voor ict en onderwijs. Als inhoudelijk adviseur en procesbegeleider bracht hij samen met de leden van de regiegroep van GKN de architectuur en de organisatiestructuur voor het nieuw in te richten informatiemanagement van GKN in kaart. "Groen Kennisnet is een centrale voorziening binnen een keten van onderwijsinstellingen. GKN levert diensten aan het groene domein en is makelaar van groene kennisbronnen en leermateriaal. Wij wilden in beeld krijgen welke behoefte aan informatiesystemen er boven tafel komt als je de gezamenlijke werkprocessen als vertrekpunt neemt. Tegelijkertijd wilden we meer grip krijgen op het woud aan applicaties dat de afgelopen jaren binnen het GKN is ontwikkeld. Dan kom je met het oog op toekomstige ontwikkelingen automatisch op de vraag welke uitgangspunten er voor integrale besturing en besluitvorming nodig zijn. Omdat ik ook lid ben van de NORA-redactieraad, dacht ik meteen aan het inzetten van NORA 3.0. De principes uit NORA 3.0 hebben we dan ook als vertrekpunt gebruikt om de architectuurprincipes voor GKN scherp te krijgen."

Perspectief voor bestuurders

Volgens Jonkers zijn focus op processen en het maken van bewuste keuzes over de gewenste situatie belangrijke uitgangspunten. "Dat is een basis die ook bestuurders perspectief biedt. GKN ondersteunt drie werkprocessen binnen het groene onderwijs: kenniscirculatie, onderwijsvernieuwing en samenwerking. Waar ik vooral trots op ben, is dat we in staat zijn geweest om de transacties binnen elk van deze processen te vangen in één uniform transactiemodel voor kennisvraag en -aanbod. Op basis daarvan bleek het relatief eenvoudig om de functionele domeinen in kaart te brengen en te formuleren welke logische systemen daar een rol in spelen. Uiteindelijk hebben we de servicemanager van GKN gevraagd om aan de hand van de modellen het actuele applicatielandschap te schetsen. Met een korte toelichting had hij daar slechts enkele uren voor nodig. Ook voor de verantwoordelijke bestuurders ontstond door deze stapsgewijze aanpak een helder beeld van de situatie, op basis waarvan zij het gevoel hadden de volgende slag in de ontwikkeling van GKN richting 2015, goed te kunnen maken."

Minimale essentie

Grofweg biedt NORA 3.0 een tiental fundamentele principes en 40 afgeleide principes. Voor Jonkers en de zijnen bleken niet al die principes één op één toepasbaar in het groene domein. "Het groene domein heeft een eigen dynamiek," zegt Bas Jonkers. "Je zult daarom altijd een vertaling moeten maken vanuit NORA naar de concrete voor het domein specifieke situatie. Uiteindelijk bleven er 21 NORA-principes over die raakten aan voor GKN fundamentele uitgangspunten. Deze hebben we gebundeld tot 16 groene principes en aangevuld met nog drie GKN-specifieke principes. Bij elk NORA-principe hebben we ons de vraag gesteld of het één op één van toepassing is, of er nuances nodig zijn en of het buiten de scope van GKN valt. De referentieprincipes dwingen je om deze discussie bewust te voeren en voor je eigen situatie te bepalen waar het bij de ontwikkeling van diensten om draait. Tegelijkertijd wordt door de discussie ook duidelijk welke zaken voor jouw situatie nog missen. Zo kom je snel tot de minimale essentie. De Nora 3.0 principes zijn nu geordend in een aantal logische aandachtsgebieden, die goed aansluiten bij de praktijk. Tegelijkertijd denk ik dat NORA een doorlopende ontwikkeling van snoeien en weer groeien zal doormaken. Net zoals vanuit NORA 2.0, waar wat mij betreft veel dood hout tussen zat, een ontwikkeling is ingezet die tot NORA 3.0 heeft geleid. Verbetering en actualisering blijven altijd nodig."

Vervolg

Natuurlijk zijn er allerlei stakeholders betrokken bij de ontwikkeling van de basisarchitectuur. "GKN is nu bezig een doorvertaling te maken naar een nieuwe informatie en ICT-structuur die past bij de ambities voor GKN 2015," zegt Jonkers. "We hebben al de nodige stakeholders betrokken, zowel binnen de organisatie als bij onderwijsinstellingen, maar het plan moet nu echt gaan landen. Wat nog wel aardig is om te vertellen is dat een informatiemanager van het Wellantcollege ons te verstaan gaf dat we niet het wiel opnieuw moesten gaan uitvinden. Er werd letterlijk gezegd: "Zorg dat je waar mogelijk de NORA-principes één op één overneemt en niet weer zelf dingen gaat verzinnen!"