Efficiënter en goedkoper

Rienk Hoff was als directeur van de Dienst Persoons- en Geo-informatie jarenlang betrokken bij de implementatie van basisregistraties in de gemeente Amsterdam. 'Toen we in 2004 met basisregistraties begonnen, werden er op 150 plekken persoonsgegevens bijgehouden. Moet je nagaan: 150 keer dubbel werk! Nu is er één bestand, de GBA. Een enorme verbetering. Dergelijke kansen zie ik ook bij de andere basisregistraties. Dankzij de basisregistraties kunnen we als gemeente onze taken makkelijker, efficiënter en goedkoper uitvoeren.'

Samenhang

Dat is ook de ervaring van Cees Meesters, projectdirecteur Burgerzaken en Basisadministraties in Rotterdam. De Maasstad ontwikkelde een 'gegevensmagazijn': een geavanceerd computersysteem dat de gegevens uit de GBA, de BAG en geografische informatie samen ontsluit. 'In die samenhang schuilt het succes,' vertelt Meesters. 'Neem bijvoorbeeld de aanpak van de administratie rondom leegstand. Daarvoor werden controlebezoeken per adres ingepland. Maar dankzij de gecombineerde informatie uit het gegevensmagazijn overzien we nu in één oogopslag de leegstand in een hele buurt. Veel efficiënter: een controleur bezoekt nu in één keer alle leegstaande panden in een wijk.'

Beter voor burgers

Ook de digitale dienstverlening voor burgers en bedrijven verbetert door de basisregistraties, merkt Meesters op. Zo kunnen Rotterdammers hun persoonsgegevens uit de basisadministratie en gemeentelijke belastingaanslagen al online opvragen. En doe je als Rotterdammer een digitale aanvraag? Dan is het formulier al zoveel mogelijk voor je ingevuld. Meesters: 'Gegevens die al bekend zijn, halen we eenvoudig uit het magazijn.'

Tussen de oren

'Het gegevensmagazijn is een prachtige faciliteit,' stelt Meesters vast, 'en alle gemeentelijke diensten zijn inmiddels aangesloten. Maar de truc is natuurlijk om te zorgen dat mensen er ook gebruik van gaan maken. Hoe krijg je dat tussen de oren?' Rotterdam koos voor een roadshow: 'We zaten aan tafel met directeuren, proceseigenaren, gebruikers. We lieten hen niet alleen het gegevensmagazijn zien, maar ook de toepassingsmogelijkheden. Want mensen moeten de voordelen gaan zien. En dat is op dit moment onze grootste uitdaging.'

Meer dan techniek

Heel herkenbaar, zegt Rienk Hoff. Ook in Amsterdam zien stadsdelen en gemeentelijke diensten de basisregistraties soms eerder als een extra belasting dan als een kans. 'We moeten duidelijk maken welk belang ze zélf hebben bij het gebruik van de registraties. Dat vereist een andere manier van communiceren. Minder vanuit de technische mogelijkheden, meer vanuit de behoefte van de afnemers. Wat hebben zij nodig om hun werk efficiënter en beter te kunnen doen?'

Innovatief werken

Het gaat bij de basisregistraties om veel meer dan alleen die bestanden met gegevens. 'Willen we echt winst gaan boeken, dan moet de manier van werken op de schop. Nieuwe, innovatieve werkprocessen. Dát is de stap die nu gemaakt moet worden,' zegt Hoff. 'Neem een aanvraag voor een bijstandsuitkering. Daarbij wordt je als burger het hemd van het lijf gevraagd. Terwijl het zoveel simpeler kan: met alleen een identiteitsbewijs en een burgerservicenummer kun je alle benodigde informatie uit de basisregistraties ontsluiten. Zo kun je in 10 minuten bepalen of iemand voor een uitkering in aanmerking komt. Dat is fijner voor de burger, en goedkoper voor de gemeente.'

Lange adem

Een werkend Stelsel van Basisregistraties in 2015? Dat is een kwestie van lange adem, benadrukken Hoff en Meesters. Maar lastige klus of niet, beiden zijn positief gestemd. Hoff: 'Het fundament ligt er. Nu kunnen we de winst verzilveren. De bezuinigingen waar we mee te maken hebben, kunnen in dit opzicht een voordeel zijn. Die zetten hopelijk genoeg druk om slimmer en dus goedkoper te gaan werken.' Meesters vult aan: 'Het wordt een krachttoer. Maar als we er met z'n allen de schouders onder zetten, kunnen we flinke stappen maken.'