Inhoudsopgave
Overheidsorganisaties werken steeds vaker met digitale systemen voor personeelszaken, ook voor verzuim. Dat maakt processen sneller en overzichtelijker. Tegelijk gaat het om een van de meest gevoelige soorten persoonsgegevens: informatie over gezondheid. Hoe richt je een digitaal verzuimproces in dat werkt voor leidinggevenden en HR, en dat de privacy van medewerkers respecteert? Dit artikel zet de belangrijkste aandachtspunten op een rij.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens
Onder de AVG vallen gegevens over gezondheid in de categorie bijzondere persoonsgegevens. Die mag je alleen verwerken als daar een specifieke grond voor is. Voor werkgevers geldt dat zij geen informatie over de aard of oorzaak van een ziekte mogen vastleggen. Dat geldt voor gemeenten, provincies en uitvoeringsorganisaties net zo goed als voor bedrijven.
Wat een werkgever wel mag registreren, is beperkt tot wat nodig is voor de loondoorbetaling en de re-integratie. Denk aan de eerste ziektedag, de verwachte duur, bereikbaarheid en het advies van de bedrijfsarts over mogelijkheden en beperkingen. De medische inhoud blijft bij de bedrijfsarts, die gebonden is aan het beroepsgeheim.
Scheiding tussen medisch en personeelsdossier
Een goed ingericht systeem maakt een harde scheiding tussen het medisch dossier en het personeelsdossier. In de praktijk betekent dat:
- alleen de bedrijfsarts en medewerkers die onder diens verantwoordelijkheid werken, hebben toegang tot medische informatie;
- leidinggevenden en HR zien alleen procesinformatie, adviezen en afspraken;
- rollen en rechten in het systeem zijn per functie vastgelegd en worden periodiek gecontroleerd;
- er wordt bijgehouden wie welk dossier heeft ingezien.
Juist bij grotere organisaties met veel leidinggevenden is het verleidelijk om rechten ruim toe te kennen. Dat verhoogt het risico op ongewenste inzage. Een periodieke check van autorisaties is daarom geen overbodige luxe.
Waar je op let bij een externe partij
Veel overheidsorganisaties besteden verzuimbegeleiding geheel of gedeeltelijk uit. De externe partij verwerkt dan gegevens van medewerkers. Leg de afspraken over beveiliging, bewaartermijnen en toegang goed vast.
Bij de selectie van een arbodienst is het zinvol om te vragen naar aantoonbare informatiebeveiliging. Certificeringen kunnen daarbij een aanwijzing geven. Verdi Fit vermeldt bijvoorbeeld een ISO 9001 en NEN 7510 certificaat, waarbij de laatste norm specifiek gaat over informatiebeveiliging in de zorg. Een certificaat zegt niet alles, dus vraag ook hoe de dienst in de praktijk omgaat met inzage, logging en het delen van rapportages.
Proces en techniek op elkaar afstemmen
Een digitaal systeem lost niet vanzelf alles op. Het werkt pas goed als het past bij de afspraken in het verzuimbeleid. Bij langdurig verzuim gelden de stappen uit de Wet verbetering poortwachter, zoals de probleemanalyse uiterlijk in week zes en het plan van aanpak uiterlijk in week acht. Een systeem dat deze termijnen automatisch signaleert, helpt leidinggevenden om op schema te blijven.
Let ook op de communicatie met medewerkers. Leg in begrijpelijke taal uit welke gegevens worden vastgelegd, wie ze kan inzien en hoe lang ze worden bewaard. Dat schept vertrouwen en voorkomt dat medewerkers informatie achterhouden uit angst voor ongewenste inzage.
